A REG-Doc szoftver integrált rendszerként látja el a szervezet iktatási és dokumentumkezelési feladatait.
A szoftver alkalmazásával teljes körűen kiválthatók a papír alapú folyamatok, a szervezet valamennyi dokumentumát elektronikus formátumban lehet tárolni, kezelni. Beépülő moduljainak megrendelésével további szolgáltatások implementálhatóak a rendszerbe – számlakezelés -jóváhagyás, HR modul, flotta kezelés stb. – lásd alább!
A szoftvert a legkorszerűbb technológiák igénybevételével fejlesztettük: Visual Studio .NET, MS SQL Server, Devexpress.
Megjelenésében, kezelésében igazodik a jelenlegi trendekhez. Kezelése – éppen ezért – az MS Office-t vagy más hasonló rendszert ismerők számára nagyon könnyen elsajátítható.
Adatbiztonság, Teljesítmény
Az adatok tárolását, a Microsoft MS SQL adatbázis szerver szoftvere biztosítja. Az adatbázisba beágyazott dokumentum tartalom garantálja a magas szintű adatbiztonságot: a szoftver közel Windows szintű jogosultsági rendszerén kívül az SQL Server jogosultsági rendszere is védi a tartalmakat.
A szoftvert úgy terveztük, hogy a több százezres dokumentum mennyiség se okozzon teljesítmény csökkenést.
Iktatás
A rendszer elektronikus iktató modulja az alábbi szolgáltatásokat nyújtja:
- a külső feladótól/feladónak küldött/érkezett küldemények és azok dokumentumainak tárolását,
- a belső feladótól/feladónak (a rendszer egy felhasználója) küldött/érkezett küldemények és azok dokumentumainak tárolását,
- a fizikai dokumentumok szkennelését/csatolását az adatokhoz,
- a dokumentumok szignálási feladatait,
- a feladatokkal összefüggő határidő kezelést,
- a dokumentumok kiadását és visszavételezését az érintett felhasználóknak/tól,
- a fizikai dokumentumok átadás/átvételének – és ezáltal tárolási helyének – kezelését,
- a küldemény és dokumentum életút követését (szignálás, átadás),
- a küldemény és dokumentum továbbítását – teljes körű postázási funkciók (feladójegyzék)
- a dokumentumok dokumentumtárba helyezését,
- tetszőleges rendszerű csoportosítását, szűrését, sorba rendezését,
- bármely adat szerinti keresését, a keresések mentését
- felhasználói adatok definiálását és alkalmazását,
- az adatok széles körű listázását,
- a listák exportálását (pdf, word, email stb.)
- a dokumentumok adatainak változáskövetését,
- a dokumentum megtekinthetőségének jogosultságok általi szabályozását,
- figyelmeztetések küldését a felhasználók számára, ha rájuk vonatkozó esemény történt a rendszerben,
- a dokumentumok archiválásának, selejtezésének, megsemmisítésének támogatását, az ezzel összefüggő adatok tárolását,
- a fizikai dokumentumok irattárazását,
- és számos további kényelmi szolgáltatást.
Dokumentumtár
A dokumentumtár mint egy elektronikus könyvtár működik.
A dokumentumokat az adatbázisba ágyazva kezeljük, így hozzáférésüket szigorúan szabályozhatjuk. Az eredeti fájl példányokat a rendszeradminisztrátorok áthelyezhetik a felhasználóktól védett mappákba. Ezzel a megoldással elérhető a dokumentumok tartalmának biztonságos megőrzése.
A dokumentumtár az alábbi szolgáltatásokat biztosítja:
- dokumentum biztonságos tárolása,
- dokumentum azonosítása,
- dokumentumok kategóriákba sorolása,
- egyedi adatok alkalmazása egy-egy adott dokumentumtípushoz,
- tulajdonos meghatározása,
- jogosultsággal szabályozott megtekintés,
- dokumentum titkosítás – megnyitása csak ideiglenes PIN kóddal lehetséges
- a dokumentumok kiadását és visszavételezését az érintett felhasználóknak/tól,
- kivonatolás lehetősége,
- kulcsszavak hozzárendelése,
- bármely adat szerinti keresését, a keresések mentését
- felhasználói adatok definiálását és alkalmazását,
- érvényesség (hatályosság) kezelése,
- dokumentum megnyitása, hozzáférések logolása,
- összetett szempontok szerinti dokumentumjegyzék készítése,
- felhasználói tevékenység logolása,
- dokumentum életút követés,
- archiválás, megsemmisítés
- tárolási hely kezelése.
A REG-Doc rendszerbe implementálható modulok
A Regatta Project Kft. egyik fő tevékenységi köre az egyedi szoftverek fejlesztése. Évenként több teljes vállaltirányítási, ügyviteli rendszert adunk át partnereinknek, melyeknek alapja legtöbbször REG-Doc rendszerünk.
Ez a rendszer teljes körűen ellátja a szervezetek, cégek irat és dokumentumkezelési feladatait, így megfelelő alapja lehet valamennyi egyedi fejlesztésünknek. Mára nyilvánvalóvá vált megrendelőink számára, hogy valamennyi bevételszerző tevékenység alapja a kapcsolódó dokumentumok, szerződések, tervek, számlák stb. hatékony kezelése. A rendszerünkbe felvett dokumentumok a teljes ERP illetve ügyvitel rendszerben elérhetőek, így jelentős élőmunka takarítható meg használatával.
Így például a projektvezetők látják az iktatott ajánlatokat, teljesítési igazolásokat, számlákat a projektek adatai között és el tudják látni a teljesítés igazolását. A pénzügyi vezetők látják a kifizetés engedélyezéséhez szükséges igazolásokat. Az ügyintézők, tervezők, és a rendszer valamennyi felhasználója hozzáfér a számára szükséges és jogosan megtekinthető dokumentumokhoz.
Ez a modell mind a kereskedő, mind a gyártó, mind az egyéb üzleti tevékenységet végző cégek számára biztosítja a hatékony munkavégzést.
Implementálható modulok
Reg-Doc rendszerünkbe az eltelt időszakban számos implementálható modult fejlesztettünk. Ezeket a modulokat tudjuk bemutatni érdeklődő megrendelőinknek, egyeztetve velük az ő igényeikhez szükséges módosításokat.
Ha ezek köre meghatározásra került, elkészítjük az egyedi komponenst és integráljuk rendszerünkbe.
Ennek a megoldásnak számos előnye van:
- nincsenek kommunikációs problémák a más-más cégek által fejlesztett rész rendszerek között,
- nincsenek az interfész modulok kialakításra fordítandó plusz költségek,
- minden adat egyszer kerül a rendszerbe, és a megfelelő modulban, a megfelelő formában elérhető,
- egységes felület,
- egységes jogosultsági rendszer,
- egy telefonszám – a támogatási feladatokat a teljes rendszerre ellátjuk, nincsenek felelősség megosztási, kompetencia megosztási viták a fejlesztő cégek között,
- teljes körű szolgáltatás nyújtása – nem kell a fejlesztőcégek közötti egyeztetésekre időt és pénzt fordítani, az igényelt változtatás a teljes rendszeren keresztül hatékonyan, gyorsan átvezethető,
- bármilyen egyedi fejlesztés vagy továbbfejlesztés megrendelhető.
HR modul
A modul a cég HR feladatait támogatja. Alapadatait önálló törzsállomány-kezelő modulban lehet kezelni. Rögzíthetőek a dolgozói alapadatok, valamint az alapadatokon kívül az alábbi adatok kezelésre nyílik mód:
- Címek
- Magánnyugdíj adatok
- Igazolványok
- Végzettségek
- Belépőkódok
- Elérhetőségek
- Munkahelyek
- Képzések
- Orvosi vizsgálatok
- Munkakör betöltéséhez szükséges követelmények
- Összevetés – A modul összeveti a dolgozó kompetenciáit egy kiválasztott pozíció követelményrendszerével. Munkaruha
- Cafeteria kifizetések
- Word készítés – A modul szolgál a formanyomtatványok készítésére és nyomtatására.
- Hozzátartozók
- Munkaszerződések
- Tervezett/tényleges képzések
- Képzésen részt vevők
- Elvégzett orvosi vizsgálatok
- Távollétek
- Naptár – a dolgozói távollétek megjelenítésre
- Riportok – A modul szolgál a rendszer beépített reportjainak futtatására.
Szabadság igénylő és jóváhagyó modul
A modul a dolgozói szabadság igénylések kezelésé és jóváhagyására szolgál. Rögzíthető benne az éves TB naptár és a dolgozói szabadságkeretek.Felvehető a dolgozói szabadságterv, és igényelhető szabadság, melyet a felettes jóváhagyhat vagy elutasíthat. A döntésről a rendszer emailben értesíti a dolgozót.
WEBES applikáció
Az igényeket leadni illetve elbírálni a webes applikáción keresztül is lehet. Ezzel a megoldással mobil eszközökről (okostelefon, palmtop stb.) is elérhetőek a rendszer szolgáltatásai.
CRM modul
A CRM modul a megrendelő ügyfélszerző tevékenységét támogatja. Nyilvántarthatóak a lehetőségek, a pozíciók, a tevékenységek, ütemezhetőek a feladatok. A modulban specifikus partnerkezelés található:
- partnerek bővitett adatai
- partner munkatársainak adatai
- partnercsoportok létrehozása
- partner függőségek kezelése
- ajánlatok, szerződések kezelése
- projektek kezelése
- panasz kezelés
- üzleti történet
Erőforrás ütemezés
A modullal a szervezet erőforrásait lehet foglalni, ütemezni. felvehetőek az emberi és anyagi, illetve eszköz erőforrások és a feladatok. A feladatokhoz lehet rendelni erőforrást, az ütközéseket a rendszer jelzi! Az erőforrás terhelést naptár nézetben is megjeleníti a rendszer, ahol a hozzárendelések is azonnal elvégezhetőek.
Gépjármű modul
A modul segítségével a cég gépjárműveit lehet kezelni. A gépjárművek alapadatain túl nyilvántarthatóak még:
- biztosítások
- üzemanyagkártya nyilvántartás és üzemanyag felhasználás
- felszereltség, járműre kiadott eszközök nyilvántartása
- engedélyek – behajtási engedélyek stb.
- járművel kapcsolatos költségek (szerviz, alkatrész stb.)
Eszköz nyilvántartás és raktározás
Teljes körű eszköz nyilvántartás, korlátlan számú eszköz raktár definiálása, a mozgások kezelése: bevételezés, kiadás, selejtezés, leltár, kimutatások. Szervizlap kezelés, felülvizsgálatok kezelése, határidő figyelés.
Anyagnyilvántartás és raktározás
Teljes körű anyagnyilvántartás, korlátlan számú eszköz raktár definiálása, a mozgások kezelése: bevételezés, kiadás, selejtezés, leltár, kimutatások. Automatikus fogyás, minimum és kívánatos készletfigyelés, automatikus rendelés.
Számlakezelés – teljesítés igazolás és kifizetés engedélyezés
A modul célja, hogy a beérkezett és iktatott számlákat a jogosultsággal rendelkező felhasználók leigazolhassák – a teljesítés megtörtént – majd a pénzügyi vezetők engedélyezhessék annak kifizetését. A számlákat munkaszámokhoz lehet rendelni, melynek lehet felelős ügyintézője. Az iktatás során arendszer eleve ezt a felhasználót ajánlja fel ügyintézőnek (átírhatóan). A későbbiekben a rendszer ehhez az ügyintézőhöz sorolja be a számlát a teljesítés igazolására. A rendszer leszűri a bejelentkezett felhasználóra a hozzá tartozó számlákat és csak azokat jeleníti meg számára.
Az így leigazolt számlákat a pénzügyi vezetők/felelősök hagyhatják jóvá, azaz engedélyezhetik kifizethetőségüket.
A rendszerben szabályalapú jóváhagyási rendszer működik, azaz meg lehet határozni, hogy egy-egyszámlatípus, adott értékhatárok között, ki által hagyható jóvá?
Pl. létrehozható „Szállítási számla” típus és azon belül 0 – 100 000 Ft és 100 001 – 1 000 000 Ft-ig tartó értékhatár. A két értékhatárhoz hozzárendelhető egy-egy felhasználó, akihez besorolja az ilyen típusú és az értékhatáron belüli összeggel iktatott számlát a rendszer, jóváhagyásra. A modul leszűri a bejelentkezett felhasználóra a hozzá tartozó számlákat és csak azokat jeleníti meg számára, melyeket a szabály alapján ő hagyhat jóvá, azaz engedélyezheti kifizethetőségüket.
A kifizethető számlákat önálló modulban jeleníti meg a rendszer, ezt használhatják a pénzügyi munkatársak, itt látják, mely számlák kiegyenlítéséről kell gondoskodniuk. A kiegyenlítés megtörténtét jelölni tudják, így a pénzügyi vezetők erről értesítést kapnak, illetve a saját moduljukban látják a számla státuszát – ’kiegyenlített’.
Számlázás
Teljes körű, a vonatkozó rendeleteknek megfelelő számlázó modul. Főbb funkciói:
- Normál számla készítése
- Proforma számla készítése
- Díjbekérő számla készítése
- Export számla készítése
- Visszáru számla készítése
- Visszáru export számla készítése
- Jóváíró számla készítése
- Helyesbítő számla készítése
- Számlák sztornózása
- Bejövő számlák kezelése
- Bejövő számlák lekérdezései, statisztikák
- Házipénztár és egyéb pénztárak kezelése
- Excel felé teljes körű exportálás lehetősége biztosított
- Áfa kimutatás készítése.
- Banki utalások rögzíthetők
- Kompenzálások kezelése
- Pénztári bizonylatokat, időszaki pénztárjelentést, címletjegyzéket készít
- Valutanemenkénti összesítés
- Egyenlegközlő, fizetési felszólítás készíthető
Timesheet modul
Feladatkiosztás a dolgozóknak, timesheetelés támogatása, hatékonyság kimutatása. Óradíjas, egyedi díjas átalánydíjas tevékenységek kezelése, elszámolása. Havi – időszaki – díjelszámolás készítése.
Egyedi fejlesztések
Cégünk egyik fő profilja az egyedi szoftverek fejlesztése. Ennek értelmében vállaljuk, hogy a bemutatott modulokat átalakítjuk a megrendelő igénye szerint és úgy implementáljuk azt rendszerünkbe.
Természetesen, az itt bemutatott modulokon kívül bármilyen egyedi komponens fejlesztését elvégezzük.
A teljesség igénye nélkül néhány feladatunk:
- vonalkódos rendszerek fejlesztése
- PDA programozás (pl: vonalkódolvasós gyártási rendszer Motorola Symbol eszközökkel)
- biztosítási on-line webes szerződéskötési rendszer, felhasználói fiókokkal, kapcsolattartási felülettel, ügyek intézésére
- gyártósor vezérlő rendszerek, mérés adatgyűjtő eszközök vezérlése
- munkaerő közvetítő, fejvadász rendszerek fejlesztése
- minőségellenőrzési rendszerek fejlesztése, validálása
- web alapú alkalmazások fejlesztése
- on-line fizetési felület fejlesztése (OTP, paypass
Vegye fel velünk a kapcsolatot!
Várjuk kérdéseit.