REG-Doc szoftverek

A REG-Doc szoftver integrált rendszerként látja el a szervezet iktatási és dokumentumkezelési feladatait.

A szoftver alkalmazásával teljes körűen kiválthatók a papír alapú folyamatok, a szervezet valamennyi dokumentumát elektronikus formátumban lehet tárolni, kezelni. Beépülő moduljainak megrendelésével további szolgáltatások implementálhatóak a rendszerbe – számlakezelés -jóváhagyás, HR modul, flotta kezelés stb. – lásd alább!

A szoftvert a legkorszerűbb technológiák igénybevételével fejlesztettük: Visual Studio .NET, MS SQL Server, Devexpress.

Megjelenésében, kezelésében igazodik a jelenlegi trendekhez. Kezelése – éppen ezért – az MS Office-t vagy más hasonló rendszert ismerők számára nagyon könnyen elsajátítható.

Adatbiztonság, Teljesítmény

Az adatok tárolását, a Microsoft MS SQL adatbázis szerver szoftvere biztosítja. Az adatbázisba beágyazott dokumentum tartalom garantálja a magas szintű adatbiztonságot: a szoftver közel Windows szintű jogosultsági rendszerén kívül az SQL Server jogosultsági rendszere is védi a tartalmakat.

A szoftvert úgy terveztük, hogy a több százezres dokumentum mennyiség se okozzon teljesítmény csökkenést.

Iktatás

A rendszer elektronikus iktató modulja az alábbi szolgáltatásokat nyújtja:

• a külső feladótól/feladónak küldött/érkezett küldemények és azok dokumentumainak tárolását,
• a belső feladótól/feladónak (a rendszer egy felhasználója) küldött/érkezett küldemények és azok dokumentumainak tárolását,
• a fizikai dokumentumok szkennelését/csatolását az adatokhoz,
• a dokumentumok szignálási feladatait,
• a feladatokkal összefüggő határidő kezelést,
• a dokumentumok kiadását és visszavételezését az érintett felhasználóknak/tól,
• a fizikai dokumentumok átadás/átvételének – és ezáltal tárolási helyének – kezelését,
• a küldemény és dokumentum életút követését (szignálás, átadás),
• a küldemény és dokumentum továbbítását – teljes körű postázási funkciók (feladójegyzék)
• a dokumentumok dokumentumtárba helyezését,
• tetszőleges rendszerű csoportosítását, szűrését, sorba rendezését,
• bármely adat szerinti keresését, a keresések mentését
• felhasználói adatok definiálását és alkalmazását,
• az adatok széles körű listázását,
• a listák exportálását (pdf, word, email stb.)
• a dokumentumok adatainak változáskövetését,
• a dokumentum megtekinthetőségének jogosultságok általi szabályozását,
• figyelmeztetések küldését a felhasználók számára, ha rájuk vonatkozó esemény történt a rendszerben,
• a dokumentumok archiválásának, selejtezésének, megsemmisítésének támogatását, az ezzel összefüggő adatok tárolását,
• a fizikai dokumentumok irattárazását,
• és számos további kényelmi szolgáltatást.

Tovább a Regdoc.hu oldalra

 

Dokumentumtár

A dokumentumtár mint egy elektronikus könyvtár működik.

A dokumentumokat az adatbázisba ágyazva kezeljük, így hozzáférésüket szigorúan szabályozhatjuk. Az eredeti fájl példányokat a rendszeradminisztrátorok áthelyezhetik a felhasználóktól védett mappákba. Ezzel a megoldással elérhető a dokumentumok tartalmának biztonságos megőrzése.

A dokumentumtár az alábbi szolgáltatásokat biztosítja:

• dokumentum biztonságos tárolása,
• dokumentum azonosítása,
• dokumentumok kategóriákba sorolása,
• egyedi adatok alkalmazása egy-egy adott dokumentumtípushoz,
• tulajdonos meghatározása,
• jogosultsággal szabályozott megtekintés,
• dokumentum titkosítás – megnyitása csak ideiglenes PIN kóddal lehetséges
• a dokumentumok kiadását és visszavételezését az érintett felhasználóknak/tól,
• kivonatolás lehetősége,
• kulcsszavak hozzárendelése,
• bármely adat szerinti keresését, a keresések mentését
• felhasználói adatok definiálását és alkalmazását,
• érvényesség (hatályosság) kezelése,
• dokumentum megnyitása, hozzáférések logolása,
• összetett szempontok szerinti dokumentumjegyzék készítése,
• felhasználói tevékenység logolása,
• dokumentum életút követés,
• archiválás, megsemmisítés
• tárolási hely kezelése.

 

Tovább a Regdoc.hu oldalra

 

A REG-Doc rendszerbe implementálható modulok

A Regatta Project Kft. egyik fő tevékenységi köre az egyedi szoftverek fejlesztése. Évenként több teljes vállaltirányítási, ügyviteli rendszert adunk át partnereinknek, melyeknek alapja legtöbbször REG-Doc rendszerünk.

Ez a rendszer teljes körűen ellátja a szervezetek, cégek irat és dokumentumkezelési feladatait, így megfelelő alapja lehet valamennyi egyedi fejlesztésünknek. Mára nyilvánvalóvá vált megrendelőink számára, hogy valamennyi bevételszerző tevékenység alapja a kapcsolódó dokumentumok, szerződések, tervek, számlák stb. hatékony kezelése. A rendszerünkbe felvett dokumentumok a teljes ERP illetve ügyvitel rendszerben elérhetőek, így jelentős élőmunka takarítható meg használatával.

Így például a projektvezetők látják az iktatott ajánlatokat, teljesítési igazolásokat, számlákat a projektek adatai között és el tudják látni a teljesítés igazolását. A pénzügyi vezetők látják a kifizetés engedélyezéséhez szükséges igazolásokat. Az ügyintézők, tervezők, és a rendszer valamennyi felhasználója hozzáfér a számára szükséges és jogosan megtekinthető dokumentumokhoz.

Ez a modell mind a kereskedő, mind a gyártó, mind az egyéb üzleti tevékenységet végző cégek számára biztosítja a hatékony munkavégzést.

Implementálható modulok

Reg-Doc rendszerünkbe az eltelt időszakban számos implementálható modult fejlesztettünk. Ezeket a modulokat tudjuk bemutatni érdeklődő megrendelőinknek, egyeztetve velük az ő igényeikhez szükséges módosításokat.

Ha ezek köre meghatározásra került, elkészítjük az egyedi komponenst és integráljuk rendszerünkbe.

Ennek a megoldásnak számos előnye van:

• nincsenek kommunikációs problémák a más-más cégek által fejlesztett rész rendszerek között,
• nincsenek az interfész modulok kialakításra fordítandó plusz költségek,
• minden adat egyszer kerül a rendszerbe, és a megfelelő modulban, a megfelelő formában elérhető,
• egységes felület,
• egységes jogosultsági rendszer,
• egy telefonszám – a támogatási feladatokat a teljes rendszerre ellátjuk, nincsenek felelősség megosztási, kompetencia megosztási viták a fejlesztő cégek között,
• teljes körű szolgáltatás nyújtása – nem kell a fejlesztőcégek közötti egyeztetésekre időt és pénzt fordítani, az igényelt változtatás a teljes rendszeren keresztül hatékonyan, gyorsan átvezethető,
• bármilyen egyedi fejlesztés vagy továbbfejlesztés megrendelhető.

HR modul

A modul a cég HR feladatait támogatja. Alapadatait önálló törzsállomány-kezelő modulban lehet kezelni. Rögzíthetőek a dolgozói alapadatok, valamint az alapadatokon kívül az alábbi adatok kezelésre nyílik mód:

• Címek
• Magánnyugdíj adatok
• Igazolványok
• Végzettségek
• Belépőkódok
• Elérhetőségek
• Munkahelyek
• Képzések
• Orvosi vizsgálatok
• Munkakör betöltéséhez szükséges követelmények
• Összevetés – A modul összeveti a dolgozó kompetenciáit egy kiválasztott pozíció követelményrendszerével. Munkaruha
• Cafeteria kifizetések
• Word készítés – A modul szolgál a formanyomtatványok készítésére és nyomtatására.
• Hozzátartozók
• Munkaszerződések
• Tervezett/tényleges képzések
• Képzésen részt vevők
• Elvégzett orvosi vizsgálatok
• Távollétek
• Naptár – a dolgozói távollétek megjelenítésre
• Riportok – A modul szolgál a rendszer beépített reportjainak futtatására.

Szabadság igénylő és jóváhagyó modul

A modul a dolgozói szabadság igénylések kezelésé és jóváhagyására szolgál. Rögzíthető benne az éves TB naptár és a dolgozói szabadságkeretek.Felvehető a dolgozói szabadságterv, és igényelhető szabadság, melyet a felettes jóváhagyhat vagy elutasíthat. A döntésről a rendszer emailben értesíti a dolgozót.

WEBES applikáció

Az igényeket leadni illetve elbírálni a webes applikáción keresztül is lehet. Ezzel a megoldással mobil eszközökről (okostelefon, palmtop stb.) is elérhetőek a rendszer szolgáltatásai.

CRM modul

A CRM modul a megrendelő ügyfélszerző tevékenységét támogatja. Nyilvántarthatóak a lehetőségek, a pozíciók, a tevékenységek, ütemezhetőek a feladatok. A modulban specifikus partnerkezelés található:

• partnerek bővitett adatai
• partner munkatársainak adatai
• partnercsoportok létrehozása
• partner függőségek kezelése
• ajánlatok, szerződések kezelése
• projektek kezelése
• panasz kezelés
• üzleti történet

Erőforrás ütemezés

A modullal a szervezet erőforrásait lehet foglalni, ütemezni. felvehetőek az emberi és anyagi, illetve eszköz erőforrások és a feladatok. A feladatokhoz lehet rendelni erőforrást, az ütközéseket a rendszer jelzi! Az erőforrás terhelést naptár nézetben is megjeleníti a rendszer, ahol a hozzárendelések is azonnal elvégezhetőek.

Gépjármű modul

A modul segítségével a cég gépjárműveit lehet kezelni. A gépjárművek alapadatain túl nyilvántarthatóak még:

• biztosítások
• üzemanyagkártya nyilvántartás és üzemanyag felhasználás
• felszereltség, járműre kiadott eszközök nyilvántartása
• engedélyek – behajtási engedélyek stb.
• járművel kapcsolatos költségek (szerviz, alkatrész stb.)

Eszköz nyilvántartás és raktározás

Teljes körű eszköz nyilvántartás, korlátlan számú eszköz raktár definiálása, a mozgások kezelése: bevételezés, kiadás, selejtezés, leltár, kimutatások. Szervizlap kezelés, felülvizsgálatok kezelése, határidő figyelés.

Anyagnyilvántartás és raktározás

Teljes körű anyagnyilvántartás, korlátlan számú eszköz raktár definiálása, a mozgások kezelése: bevételezés, kiadás, selejtezés, leltár, kimutatások. Automatikus fogyás, minimum és kívánatos készletfigyelés, automatikus rendelés.

Számlakezelés – teljesítés igazolás és kifizetés engedélyezés

A modul célja, hogy a beérkezett és iktatott számlákat a jogosultsággal rendelkező felhasználók leigazolhassák – a teljesítés megtörtént – majd a pénzügyi vezetők engedélyezhessék annak kifizetését. A számlákat munkaszámokhoz lehet rendelni, melynek lehet felelős ügyintézője. Az iktatás során arendszer eleve ezt a felhasználót ajánlja fel ügyintézőnek (átírhatóan). A későbbiekben a rendszer ehhez az ügyintézőhöz sorolja be a számlát a teljesítés igazolására. A rendszer leszűri a bejelentkezett felhasználóra a hozzá tartozó számlákat és csak azokat jeleníti meg számára.

Az így leigazolt számlákat a pénzügyi vezetők/felelősök hagyhatják jóvá, azaz engedélyezhetik kifizethetőségüket.

A rendszerben szabályalapú jóváhagyási rendszer működik, azaz meg lehet határozni, hogy egy-egyszámlatípus, adott értékhatárok között, ki által hagyható jóvá?

Pl. létrehozható „Szállítási számla” típus és azon belül 0 – 100 000 Ft és 100 001 – 1 000 000 Ft-ig tartó értékhatár. A két értékhatárhoz hozzárendelhető egy-egy felhasználó, akihez besorolja az ilyen típusú és az értékhatáron belüli összeggel iktatott számlát a rendszer, jóváhagyásra. A modul leszűri a bejelentkezett felhasználóra a hozzá tartozó számlákat és csak azokat jeleníti meg számára, melyeket a szabály alapján ő hagyhat jóvá, azaz engedélyezheti kifizethetőségüket.

A kifizethető számlákat önálló modulban jeleníti meg a rendszer, ezt használhatják a pénzügyi munkatársak, itt látják, mely számlák kiegyenlítéséről kell gondoskodniuk. A kiegyenlítés megtörténtét jelölni tudják, így a pénzügyi vezetők erről értesítést kapnak, illetve a saját moduljukban látják a számla státuszát – ’kiegyenlített’.

Számlázás

Teljes körű, a vonatkozó rendeleteknek megfelelő számlázó modul. Főbb funkciói:

• Normál számla készítése
• Proforma számla készítése
• Díjbekérő számla készítése
• Export számla készítése
• Visszáru számla készítése
• Visszáru export számla készítése
• Jóváíró számla készítése
• Helyesbítő számla készítése
• Számlák sztornózása
• Bejövő számlák kezelése
• Bejövő számlák lekérdezései, statisztikák
• Házipénztár és egyéb pénztárak kezelése
• Excel felé teljes körű exportálás lehetősége biztosított
• Áfa kimutatás készítése.
• Banki utalások rögzíthetők
• Kompenzálások kezelése
• Pénztári bizonylatokat, időszaki pénztárjelentést, címletjegyzéket készít
• Valutanemenkénti összesítés
• Egyenlegközlő, fizetési felszólítás készíthető

Timesheet modul

Feladatkiosztás a dolgozóknak, timesheetelés támogatása, hatékonyság kimutatása. Óradíjas, egyedi díjas átalánydíjas tevékenységek kezelése, elszámolása. Havi – időszaki – díjelszámolás készítése.

 

Tovább a Regdoc.hu oldalra

 

Egyedi fejlesztések

Cégünk egyik fő profilja az egyedi szoftverek fejlesztése. Ennek értelmében vállaljuk, hogy a bemutatott modulokat átalakítjuk a megrendelő igénye szerint és úgy implementáljuk azt rendszerünkbe.

Természetesen, az itt bemutatott modulokon kívül bármilyen egyedi komponens fejlesztését elvégezzük.

A teljesség igénye nélkül néhány feladatunk:

• vonalkódos rendszerek fejlesztése
• PDA programozás (pl: vonalkódolvasós gyártási rendszer Motorola Symbol eszközökkel)
• biztosítási on-line webes szerződéskötési rendszer, felhasználói fiókokkal, kapcsolattartási felülettel, ügyek intézésére
• gyártósor vezérlő rendszerek, mérés adatgyűjtő eszközök vezérlése
• munkaerő közvetítő, fejvadász rendszerek fejlesztése
• minőségellenőrzési rendszerek fejlesztése, validálása
• web alapú alkalmazások fejlesztése
• on-line fizetési felület fejlesztése (OTP, paypass

 

Vegye fel velünk a kapcsolatot!

Várjuk kérdéseit.